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Casos de uso

6 automatizaciones que ya funcionan en empresas industriales

Casos reales anonimizados de automatizaciones implantadas en distribuidoras, fabricantes y empresas de servicios industriales. Cada caso describe el problema, la solución, los sistemas conectados y el ahorro obtenido.

Automatización de pedidos de clientes por email

Problema

Una distribuidora de componentes industriales recibía entre 40 y 60 pedidos diarios de sus clientes por email. Cada pedido llegaba en un formato diferente: algunos en el cuerpo del email, otros en PDF adjunto, otros en archivos Excel. El equipo administrativo dedicaba 6-8 horas diarias a abrir cada correo, identificar las referencias, consultar los precios vigentes y crear la orden de venta en el ERP.

Cómo funciona

Automio monitoriza la bandeja de entrada de pedidos, clasifica automáticamente los emails por cliente y formato, extrae las referencias y cantidades de cada documento, consulta los precios actuales en el ERP, valida que las referencias existen y que el cliente tiene tarifa asignada, y genera la orden de venta directamente en el sistema.

Sistemas conectados

Navision (Dynamics NAV), correo Exchange, PDF, Excel

Ahorro estimado

25-30 horas semanales recuperadas

Resultado

El tiempo de procesamiento por pedido pasó de 8-12 minutos a menos de 1 minuto de revisión humana. El equipo administrativo recuperó 5-6 horas diarias para tareas de mayor valor. Los errores de transcripción se redujeron prácticamente a cero.

Lectura automática de albaranes de proveedor

Problema

Un fabricante de maquinaria recibía al día 15-25 albaranes de entrega de sus proveedores. Cada albarán venía en PDF con formatos completamente diferentes según el proveedor. El equipo de almacén tenía que registrar manualmente cada albarán en el ERP para actualizar el stock, un proceso que generaba retrasos, errores de referencia y discrepancias de inventario acumuladas.

Cómo funciona

Automio procesa automáticamente cada albarán PDF recibido, se adapta al formato de cada proveedor sin necesidad de plantillas manuales, extrae referencias, cantidades, lotes y fechas, valida cada línea contra la orden de compra original, detecta discrepancias de cantidad o referencia, y registra la recepción de mercancía en el ERP con el documento original vinculado.

Sistemas conectados

SAP Business One, correo Gmail empresarial, PDF de múltiples proveedores

Ahorro estimado

12-15 horas semanales recuperadas

Resultado

El registro de albaranes se completó en menos de 2 minutos por documento. Las discrepancias de inventario mensuales se redujeron un 85%. El equipo de almacén pudo centrarse en tareas logísticas en lugar de tareas administrativas.

Validación automática de facturas de proveedor

Problema

Una empresa de distribución MRO recibía entre 50 y 80 facturas mensuales de proveedores. El equipo de contabilidad debía cotejar cada factura con el pedido de compra y el albarán de entrega correspondiente, un proceso que requería buscar los tres documentos, cruzar las líneas y verificar que los importes coincidían. Este proceso ocupaba 3-4 días al final de cada mes.

Cómo funciona

Automio cruza automáticamente los datos de la factura recibida (por email en PDF) con el pedido de compra original y el albarán de entrada registrado en el ERP. Compara línea por línea: referencia, cantidad, precio unitario e importe total. Si todo coincide, marca la factura como validada. Si detecta una discrepancia, la escala para revisión humana con una nota indicando exactamente qué no cuadra.

Sistemas conectados

Sage, correo Outlook, PDF de facturas, ERP proveedores

Ahorro estimado

2 días de cierre mensual ahorrados

Resultado

El 75% de las facturas se validaron automáticamente sin intervención humana. El tiempo de cierre mensual se redujo en 2 días. Las facturas con discrepancias se identificaron al momento en lugar de descubrirse semanas después.

Generación automática de presupuestos

Problema

Una distribuidora de material eléctrico recibía 20-30 solicitudes de presupuesto al día por email. Cada solicitud contenía entre 5 y 50 referencias. El equipo comercial tenía que buscar cada referencia en el ERP, verificar el precio vigente, aplicar la tarifa del cliente, calcular descuentos por volumen y generar el documento. Con el volumen de solicitudes, muchos presupuestos tardaban 2-3 días en enviarse, lo que provocaba pérdida de oportunidades.

Cómo funciona

Automio detecta las solicitudes de presupuesto en los correos entrantes, extrae las referencias solicitadas (del texto, tablas, PDFs o Excel), consulta los precios actuales y el stock disponible en el ERP, aplica automáticamente la tarifa del cliente conocida, genera el documento de presupuesto con la imagen corporativa y las condiciones habituales, y lo pone a disposición del equipo comercial para revisión y envío.

Sistemas conectados

Odoo, correo Google Workspace, PDF, Excel

Ahorro estimado

15-20 horas semanales recuperadas

Resultado

El tiempo medio de respuesta a solicitudes de presupuesto pasó de 2-3 días a menos de 4 horas. El equipo comercial pudo responder el mismo día a la mayoría de las solicitudes. La tasa de conversión de presupuestos a pedidos mejoró por la rapidez de respuesta.

Alta masiva de referencias en el maestro de productos

Problema

Un distribuidor de componentes técnicos trabajaba con más de 200 proveedores. Cada vez que un proveedor actualizaba su catálogo, el equipo debía dar de alta o actualizar cientos de referencias en el ERP. Un solo catálogo actualizado podía requerir entre 4 y 8 horas de trabajo de introducción manual, con errores frecuentes en descripciones, unidades de medida y códigos de referencia.

Cómo funciona

Automio procesa los catálogos de proveedores en cualquier formato (Excel, PDF, CSV), mapea automáticamente las columnas a los campos del ERP (referencia, descripción, unidad de medida, precio, familia, subfamilia), valida las referencias nuevas contra el maestro existente para detectar duplicados, y da de alta o actualiza las fichas de producto en lote directamente en el ERP.

Sistemas conectados

Holded, Excel, PDF de catálogos de proveedores

Ahorro estimado

4-8 horas por catálogo actualizado

Resultado

Un catálogo de 500 referencias se procesó en menos de 30 minutos, incluyendo validación. Los errores de introducción en el maestro de productos se eliminaron. Los catálogos de proveedores se mantuvieron actualizados de forma continua.

Resumen automático de hilos de correo con proveedores

Problema

Una empresa de fabricación mantenía conversaciones por email con sus proveedores sobre plazos de entrega, disponibilidad de materiales y condiciones de compra. Estos hilos de correo crecían hasta decenas de mensajes, y la información relevante (fechas confirmadas, precios acordados, incidencias) quedaba dispersa y difícil de localizar para el equipo de compras.

Cómo funciona

Automio analiza los hilos de correo con proveedores, extrae la información operativa relevante (fechas de entrega, precios, confirmaciones, incidencias), genera un resumen estructurado con los puntos clave de la conversación, y lo registra como nota en el ERP vinculado al proveedor y al pedido correspondiente.

Sistemas conectados

Microsoft 365, Navision, Salesforce

Ahorro estimado

8-10 horas semanales en gestión de comunicaciones

Resultado

El equipo de compras redujo el tiempo de revisión de comunicaciones con proveedores en un 60%. La información clave dejó de perderse en hilos largos de correo. Las decisiones de compra se tomaron con información completa y actualizada.

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